Coordonnateur(trice) de projet, gréage - Centre des congrès de Québec

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Aperçu du poste

Le coordonnateur ou la coordonnatrice de projet de gréage est responsable de la planification, de la logistique et de l'exécution de petits événements ou d'une partie d'un événement de grande envergure. Le ou la titulaire de ce poste veillera à la réussite et à la rentabilité des événements en respectant les processus de gréage et les normes techniques d'Encore. Il ou elle collabore avec l'équipe des ventes et des opérations pour réaliser les plans d'exécution d’événements. Ce poste est rattaché au gérant du gréage en établissements partenaires, au gérant régional du gréage, ou au gérant principal du gréage.

Principales responsabilités

Planification d'événements

• Contribuer à la préparation, au suivi et à la communication des calendriers de production et de main-d’oeuvre, des exigences en matière de sous-location, de l'étendue du projet, du plan d'exécution et des responsabilités individuelles aux principaux membres de l'équipe, aux fournisseurs et à l’établissement, le cas échéant.
• Se concentrer sur les besoins des clients en participant à des réunions avec ceux-ci, en créant et en conservant des dossiers organisés sur les événements et en répondant à leurs préoccupations, à leurs questions et à leurs problèmes.
• Examiner les documents de vente pour confirmer que l'équipement et la main-d'œuvre technique répondent aux besoins du client.

Exécution de l'événement

• Communiquer le plan d'exécution de l'événement et les changements sur place, y compris la facturation, les calendriers de production et les demandes des clients, le cas échéant.
• Passer en revue toutes les informations nécessaires avec les chefs d'équipe afin de garantir la réussite et la rentabilité de l'événement.
• Superviser et faciliter le travail de l'équipe si nécessaire/qualifié.
• Superviser/inspecter les compagnies de production tierces entrantes pour s'assurer qu'elles respectent les exigences des établissements partenaires et d'Encore en matière de gréage, et faire remonter l'information au gérant principal du gréage, le cas échéant.
• Encadrer les membres de l'équipe Encore en ce qui concerne l'exécution d'événements et les pratiques de gréage sécuritaires.

Administration et formation

• Assister les responsables du gréage des établissements partenaires dans la réalisation des devis, la saisie des données, la planification de la main-d'œuvre et l’approvisionnement en équipements.
• Traiter les éléments post-événement d’Encore, y compris l'examen des feuilles de temps, le traitement en temps voulu des factures et les rapports postérieurs à l'événement.
• Collaborer avec les responsables des opérations en établissements partenaires afin d'identifier les possibilités de formation pour la main-d'œuvre sur place et dans la région.
• Saisir chaque semaine les heures des gréeurs syndiqués à partir des feuilles de temps syndicales dans notre système de pointage.

Qualifications professionnelles

• Diplôme d'études secondaires requis
• 3 à 5 ans d'expérience technique dans le secteur de la technologie événementielle ou de la radiodiffusion
• 2 ans ou plus d'expérience dans le domaine de l'administration et du service à la clientèle, de préférence
• Connaissance pratique des principes de base et de l'équipement de gréage pour spectacles et événements
• Certification du programme de certification des techniciens de l’événementiel (ETCP) souhaitée
• Solides compétences en matière de communication écrite et orale
• Expérience technique rigoureuse
• Compétences en matière de relations avec les clients
• Expérience en logistique opérationnelle
• Capacité à travailler sous pression
• Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois
• Expérience avec la suite de logiciels MS Office
• Capacité à lire des schémas techniques/de gréage

Compétences

• Offrir un service de qualité supérieure
• Hospitalité
• Responsabilisation
• Faire la bonne chose
• Instauration d’un climat de confiance
• Conscience de la sécurité
• Obtenir des résultats
• Orientation vers l'action
• Avoir vue d'ensemble
• Compétences en technologie
• Valoriser les gens
• Communication efficace

Exigences physiques

Les membres de l'équipe doivent être en mesure de répondre aux exigences physiques ci-dessous afin d'accomplir avec succès les fonctions essentielles de leur travail. Des aménagements raisonnables peuvent être effectués pour permettre aux personnes handicapées d'accomplir les fonctions essentielles. Les options de fréquence sont les suivantes : Continuellement, fréquemment, occasionnellement et jamais.

Environnement de travail

Hôtel

Le travail est effectué dans un hôtel/centre de congrès avec une exposition modérée aux températures extérieures et à la saleté, au sable et/ou à la poussière. Les conditions de travail varient entre des volumes modérément calmes et bruyants. Les membres de l'équipe utiliseront des équipements audiovisuels et des composants électriques haut de gamme et seront exposés à des hauteurs par le biais d'ascenseurs et d'échelles. Les membres de l'équipe peuvent être amenés à travailler dans plusieurs emplacements de l'hôtel. Les horaires de travail comprennent des heures irrégulières et des astreintes, y compris les jours, les soirs, les week-ends et les jours fériés. Les membres de l'équipe doivent respecter les directives en matière d'apparence définies par Encore en fonction d'un hôtel particulier ou d'une représentation d'hôtels dans une ville ou une région donnée.

Entrepôt

Le travail est effectué dans des établissements partenaires ainsi que dans un environnement d'entrepôt. Les membres de l'équipe doivent respecter les directives en matière d'apparence définies par Encore dans un environnement d'entrepôt et lors des déplacements, dans un établissement individuel ou une représentation d'établissements partenaires dans cette ville ou cette région. Dans l'entrepôt, le travail s'effectue dans un environnement exposé aux températures extérieures et à la saleté, au sable et/ou à la poussière. Les conditions de travail varient entre des volumes modérément calmes et bruyants. Les membres de l'équipe pourraient être amenés à utiliser des équipements audiovisuels et des composants électriques de haut niveau. Les horaires de travail peuvent inclure des heures irrégulières et des périodes de garde, y compris les jours, les soirs, les week-ends et les jours fériés.

Position Overview

The Project Coordinator, Rigging is responsible for the planning, logistics, and execution of small events or a portion of a large event. This position will ensure successful and profitable execution of events by following Encore’s Rigging Processes and Technical Standards. This position will partner with the sales and operations team to deliver on event execution plans. The Project Coordinator-Rigging, Venues reports to the venue Mgr, Rigging, Regional Mgr, Rigging, or Sr. Rigging Manager.

Key Job Responsibilities

Event Planning 

• Support the preparation, tracking, and communication of production & labor schedules, sub-rental requirements, project scope, execution plan and individual responsibilities to lead crewmembers, vendors and venue as required. 

• Maintain focus on client needs by attending client meetings, creating and maintaining organized show files, and responding to client concerns, questions, and problems. 

• Review sales documents to confirm that the equipment and technical labor meet client’s needs. 

Event Execution 

• Communicate event execution plan and on-site changes including billing, production schedules and client requests as required. 

• Review all necessary information with crew leads to ensure a successful and profitable event. 

• Oversee and facilitate crew as necessary/qualified.

• Oversee/inspect incoming third-party production companies for compliance with venue and Encore rigging requirements and escalate to Sr. Rigging Manager as appropriate.

• Mentor Encore Team Members on event execution and safe rigging practices. 

 Administrative & Training 

• Assist venue rigging leadership with completion of estimates, data entry, labor scheduling, and equipment sourcing.

• Process Encore post-event items, including review of timesheets, timely processing of invoices and post-show reporting. 

• Work with Venue Operations leaders to identify training opportunities for onsite and regional workforce. 

• Enter hours for union Riggers from union timesheets into UTA on a weekly basis.

Job Qualifications

• High School diploma required 

• 3-5 years tech experience in the event technology or broadcast industry 

• 2+ years of administrative and customer service experience, preferred

• Working knowledge of entertainment rigging fundamentals and equipment 

• Entertainment Technician Certification Program (ETCP) Certification Preferred

• Strong written and oral communication skills 

• Strong technical background 

• Strong client relationship skills 

• Operational logistics experience 

• Ability to work under pressure 

• Ability to multitask 

• MS Office experience 

• Ability to read technical/rigging diagrams 

Competencies

Deliver World Class Service

• Hospitality

• Ownership

Do The Right Thing

• Instills Trust

• Safety Conscious

Drive Results

• Action Oriented

See The Big Picture

• Tech Savvy

Value People

• Communicates Effectively

Work Environment

Hotel

Work is performed in a hotel/convention center environment with moderate exposure to outdoor temperatures and to dirt, sand and/or dust. The working conditions will vary between moderately quiet to noisy volumes. Team members will use high-end audio-visual equipment and electrical components and will be exposed to heights via lifts and ladders. Team members may be asked to work in multiple hotel locations. Working times will include irregular hours and on-call status including days, evenings, weekends, and holidays. Team members must adhere to appearance guidelines as defined by Encore based on an individual hotel or a representation of hotels in that city or area.

Warehouse

Work is performed at event venues as well as in a warehouse environment. Team members must adhere to appearance guidelines as defined by Encore based in a warehouse environment and when traveling, on an individual venue or a representation of venues in that city or area. When in the Warehouse, work will be completed in an environment with exposure to outdoor temperatures and to dirt, sand and/or dust. The working conditions will vary between moderately quiet to noisy volumes. Team members may use high-end audio-visual equipment and electrical components. Working times may include irregular hours and on-call status including days, evenings, weekends, and holidays.

The above information on this description is not necessarily an exhaustive list of all responsibilities, duties, skills, efforts, requirements or working conditions associated with the job.  While this is intended to be an accurate reflection of the current job, management reserves the right to revise the job or to require that other or different tasks be performed as assigned.

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