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Spécialiste des comptes payables / Accounts Payable Specialist - Montreal

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Job ID SPÉCI014968 Date posted 06/23/2022 Location Montreal , Quebec Position Type Full Time

Aperçu du poste

Effectuer le traitement quotidien des transactions des comptes payables afin de s'assurer que les comptes des fournisseurs soient à jour et exacts. Communiquer avec les fournisseurs au sujet de l'état des comptes ainsi qu'avec les sites d'ENCORE en cas de problèmes liés aux bons de commande (PO).

 

Principales responsabilités

Gestion des données

  • Compiler, traiter et maintenir les factures des comptes payables. Effectuer une correspondance à trois voies dans Oracle en vérifiant l'exactitude des données de la facture par rapport à la commande et la confirmation des données de la commande. 
  • Traiter et saisir 400 à 500 factures par semaine avec un minimum de supervision.
  • Traiter et assurer le suivi des dossiers urgents.
  • Gérer toute exception au processus conformément aux procédures standard de l'entreprise et résoudre ces problèmes en temps voulu. L'examen et le suivi hebdomadaires de ces factures " en attente " constituent un aspect important de ce poste de spécialiste des comptes payables, car il s'agit d'un indicateur clé de performance (ICP) dont l'équipe des comptes payables est tenue responsable. 
  • Projets spéciaux selon les besoins.

Communication interne et externe

  • Communiquer avec les clients internes tels que le personnel des établissements ENCORE (DET et autres acheteurs) et/ou les fournisseurs externes pour obtenir les documents requis et/ou expliquer nos procédures de comptes payables.
  • Identifier et résoudre les problèmes liés aux factures problématiques, travailler avec l'acheteur/fournisseur interne pour éviter que cela ne se reproduise.

Gestion de l’information                                                                      

  • Numériser toutes les factures et joindre des copies PDF dans Oracle pour faciliter leur récupération.
  • Rapprocher les relevés des fournisseurs en temps voulu, ce qui inclut, mais sans s'y limiter, la recherche de renseignements sur les fournisseurs, par téléphone, par courriel et par courrier.
  • Rechercher les demandes de renseignements provenant des sites ENCORE via la boîte de réception des comptes payables.
  • Travailler avec le service des achats pour identifier les divergences entre les commandes et résoudre les différends dans les délais impartis.

Qualifications requises

  • Minimum d'un diplôme d'études secondaires ou d'une expérience équivalente. Cours de comptabilité de préférence.
  • Plus de 2 ans d'expérience dans le domaine des comptes payables
  • Excellent service à la clientèle et compétences téléphoniques requises
  • Expérience d'Oracle et d'Excel préférable
  • Doit communiquer professionnellement à tous les niveaux
  • Démontrer d'excellentes aptitudes et capacités de résolution de problèmes.
  • Être motivé et prêt à apprendre
  • Compétences analytiques

 

Qualifications requises (suite)

  • Capacité à être flexible, à effectuer plusieurs tâches et à établir des priorités dans le respect des contraintes de temps.
  • Capacité à être un membre efficace de l'équipe et à faire preuve d'initiative.
  • Faire preuve d'un haut niveau de professionnalisme et de réactivité envers toutes les parties prenantes - tant avec les acheteurs internes d'ENCORE qu'avec l'équipe des ventes.
  • Capacité à produire des résultats en s'appropriant le "portefeuille" et en résolvant les problèmes.
  • Proposer des améliorations et contribuer à la mise en œuvre et au soutien de tout changement.
  • Capacité à traiter des informations confidentielles de manière discrète et professionnelle.
  • Capacité à gérer les situations difficiles avec les fournisseurs de manière professionnelle.

 

Compétences requises

  • Communication efficace
  • Hospitalité
  • Collaboration
  • Capacité à concilier les parties prenantes
  • Optimisation du processus de travail
  • Qualité des décisions
  • Sens des responsabilités
  • Réactivité

 

Position Overview

Perform the day-to-day processing of accounts payable transactions to ensure that vendor accounts are up to date and accurate. Communicate with vendors regarding account status along with communication to ENCORE field locations with any Purchase Order (PO) issues.

 

Key Job Responsibilities

Data Management

  • Compile, process and maintain Accounts Payable invoices. Perform a 3-way match within Oracle by verifying accuracy of the Invoice data to the PO and receipt of PO data. 
  • Process and enter 400-500 invoices per week with minimal supervision.
  • Process and follow-up on rush items.
  • Manage any exceptions to the process according to standard company procedures and resolve these issues in a timely manner. Weekly review and follow up of these invoices “on hold” is an important aspect of this AP Specialist position as this is a Key Performance Indicator (KPI) that the AP team is held accountable for. 
  • Special projects as assigned.

Internal & External Communication

  • Communicate with internal customers such as ENCORE location personnel (DET’s and other buyers) and/or outside vendors regarding obtaining required documentation and/or explaining our Accounts Payable procedures.
  • Identify and resolve issues related to problem invoices, work with internal buyer/vendor to prevent recurrences.

Information Management                                                                     

  • Scan all invoices and attach PDF copies into Oracle for easy retrieval.
  • Reconcile vendor statements timely, which would include but is not limited to researching vendor inquiries, by telephone, email and regular mail.
  • Research inquiries from the ENCORE locations via the Accounts Payable inbox.
  • Work with Purchasing to identify PO discrepancies and resolve disputes on a timely basis.

 

Job Qualifications

  • Minimum of a High School degree or equivalent experience. Accounting classes preferred.
  • 2 + years Account Payable experience
  • Excellent customer service and telephone skills required
  • Oracle and Excel experience preferred
  • Must communicate professionally at all levels
  • Demonstrate excellent problem solving skills and ability
  • Self-motivated and willing to learn
  • Analytical skills
  • Ability to be flexible, multi-task and prioritize work within time constraints is required
  • Ability to be an effective team member and display initiative
  • Displays high level of professionalism and responsiveness to all stakeholders – both with internal ENCORE buyers as well as vendors
  • Ability to drive results by taking ownership of “portfolio” and resolving issues
  • Suggest improvements and help implement and support any changes
  • Ability to handle confidential information in a discreet, professional manner
  • Ability to handle difficult situations with vendors in a professional manner

 

Competencies

  • Communicates Effectively
  • Hospitality
  • Collaborates
  • Balances Stakeholders
  • Optimizes Work Processes
  • Decision Quality
  • Ownership
  • Responsiveness

 

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