Gestionnaire / gérant (e) des services administratifs

Sommaire du poste

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Le(a) Gérant(e) des services administratifs est responsable de la coordination des activités et des processus administratifs des centres de productions et des établissements partenaires assignés pour répondre aux objectifs d'affaires et aux attentes des clients. Ce poste relève de la directrice nationale des services administratifs.

Principales responsabilités

Gestion / management

•  Participer à la coordination et au suivi des campagnes de recrutement pour les centres de production et les sites.
• Exécuter toutes les responsabilités du personnel administratif, en effectuant le suivi et la documentation nécessaires afin de contrôler toutes les responsabilités administratives et, à ce titre, être en mesure d'évaluer le personnel de manière objective;
• Analyser la charge de travail administrative et veiller à la bonne affectation des ressources pour une efficacité optimale; 
  veiller à ce que le personnel administratif reçoive une formation polyvalente dans toutes les responsabilités afin d'assurer le fonctionnement continu et efficace de tous les services;
• Participer activement aux appels bihebdomadaires de l'équipe Polaris SME pour apporter de nouvelles idées et identifier les faiblesses du système dans le but d'offrir un produit amélioré pour le plus grand bénéfice des utilisateurs; 
• Utiliser le portail BI pour tous les rapports internes et ceux destinés aux clients et s'assurer que le personnel est correctement formé et qu'il utilise le portail BI correctement;
• Fournir un soutien continu au VP dans les aspects cléricaux de l'administration de la succursale. 

Administration

• En tant que membre du comité de direction, voir à la transcription ou la rédaction de la correspondance et des comptes rendus des réunions.
• Veiller au respect des horaires de rencontres sur une base continue regroupant les chefs des diverses unités d’affaire.
• Travailler de concert avec les membres de l’équipe administrative et financière sur le plan national afin de voir à l’amélioration du système de facturation Polaris et à assurer l’intégrité des courus mensuels.
• Veiller au respect des politiques administratives de l’organisation et à l’application des nouvelles directives.
  Participer à l'élaboration des politiques et procédures administratives (SOP) et formuler des recommandations pour en améliorer l'efficacité.
• Agir en tant que personne ressource auprès des gestionnaires en ce qui concerne le volet administratif.
• Participer activement au processus budgétaire dans la cueillette et le traitement d’informations et à la revue mensuelle.
• S’assurer que toutes les factures fournisseurs soient approuvées et transmises au services des finances pour fins de traitement, selon les standards de l’entreprise.
• Assister à la facturation rapide et précise des clients et au traitement des paiements en retard conformément aux politiques de l'entreprise et assurer le recouvrement des paiements en temps opportun. Participer à la revue bimensuelle.
• Coordonner la gestion des approvisionnements en fournitures de bureau. Participer aux négociations et au suivis auprès de fournisseurs exclusifs pour les centres de production et établissements partenaires.
• Assurer la bonne gestion du système téléphonique.
• Réviser et préparer l’ensemble des documents, rapports et autres correspondances.
• Réaliser des projets spécifiques et effectuer toute recherche, priorisation et suivi de façon indépendante à la demande du vice-président.

Communication

• Mettre en place des actions favorisant la communication et la reconnaissance au sein du groupe (Communiqués internes, Sessions d’informations, évènements sociaux, ancienneté, anniversaires, etc.).
• Rédiger et/ou préparer diverses correspondances, des notes de service, du matériel promotionnel, des formulaires, des bulletins d’information, des manuels, des présentations PowerPoint et des rapports à l’aide d’outils bureautiques appropriés
• Participer activement en tant que membre du comité de francisation qui est responsable de guider l'organisation sur les communications qui se doivent d’être disponibles en français, selon les lois québécoises actuelles et futures dans le but de préserver la langue française au Canada.
• Supporter l’équipe nationale du marketing en adaptant en langue française les diverses productions conçues en langue anglaise.
• Informer le personnel de tout amendement ou ajout de procédures pouvant les concerner.

Service à la clientèle

• Demeurer le point de contact des établissements partenaires pour le traitement et la diffusion de données financières requises telle que stipulées aux ententes contractuelles.
• Agir en tant que personne contact auprès des fournisseurs externes.

 Informatique

• Veiller à la bonne implantation de tout nouveau processus et fonctions informatiques.

 Général

• Projeter une image/adopter un comportement professionnel avec l’ensemble des employés, gestionnaires, dirigeants et visiteurs en tout temps.
• Maintenir un niveau élevé de confidentialité lors de toutes les interactions.
• Exécuter tout autre travail nécessaire à la bonne marche de l’entreprise à la demande de son supérieur.

Exigences de l’emploi

• DEP, DEC, AEC, certificat universitaire ou diplôme pertinent à la fonction
• 7 ans d'expérience dans des fonctions de secrétariat à la direction ou l’équivalent
• Maîtrise les deux langues officielles
• Bonne capacité de communication en anglais et en français
• Excellente connaissance des logiciels de la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Discrétion et disponibilité

Compétences (par valeurs fondamentales)

• Approche professionnelle
• Sens développé des relations avec la clientèle externe et interne
• Bonne communication interpersonnelle
• Bonne gestion du temps, des priorités et du stress
• Posséder un excellent sens de l’organisation
• Recevoir et organiser l'information
• Sait gérer les conflits et consolider l'équipe
• Sait négocier les accords et engagements
• Sait s’adapter aux changements